Privacy Statement Scouting Regio Neder Veluwe d.d 5 april 2018

In dit document zal, conform artikel 5 lid 1 sub b van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), het doel van de verzameling van enkele persoonsgegevens van de(jeugd)leden binnen Scouting Regio Neder Veluweweergegeven worden. Ook zal aandacht besteed worden aan de omgang met deze gegevens.
De gegevens die geregistreerd staan in Scouting OnLine (SOL) vallen onder de verantwoordelijkheid van Scouting Nederland en het bestuur van Scouting Regio Neder Veluwe. Hierop is het privacy statement van Scouting Nederland van toepassing. Scouting Regio Neder Veluwe volgt het privacy beleid van Scouting Nederland.

Algemene Administratie

Voor de algemene bedrijfsvoering van de stichting, zoals bijvoorbeeld het voeren van de (financiële) administratie, de organisatie van activiteiten, het bijhouden van presentielijsten van activiteiten en voor communicatiedoeleinden, zal Scouting Regio Neder Veluwe gegevens van haar vrijwilligers en van derden ook buiten SOL bewaren.
Dit gebeurt in Excelbestanden, op Dropbox en in geprinte versies in een map onder beheer van de organisator van de bewuste activiteit of de verantwoordelijke binnen het bestuur. Het betreft de NAW gegevens, mailadressen en telefoonnummers van de leden en/of de ouders/verzorgers, de geboortedata, het lidnummer van Scouting Nederland.
De gegevens worden nooit zonder toestemming van betrokkene verstrekt aan derden en zijn enkel toegankelijk voor de medewerkers, vrijwilligers en het bestuur van de regio. Indien delen met derden plaats vind zal er een verwerkingsovereenkomst aan ten grondslag liggen. Scouting Regio Neder Veluwe volgt het privacy beleid van Scouting Nederland.

Inzage gegevens

De betrokkene heeft het recht om de gegevens die van hem/haar geregistreerd staan in te zien. De betrokkene die dit wil, kan zich wenden tot de secretaris van het bestuur van Scouting Regio Neder Veluwe.

Wijzigen gegevens

Het kan voorkomen dat de gegevens die geregistreerd gewijzigd moeten worden. De betrokkene is bevoegd deze wijzigingen door te geven. Dit gebeurt door het opstellen van een wijzigingsverzoek gericht aan de secretaris van het bestuur van Scouting Regio Neder Veluwe.
De persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Recht op vergetelheid

Een verzoek tot vergetelheid kan ingediend worden bij het bestuur van Scouting Regio Neder Veluwe. Het bestuur zal dit van geval tot geval beoordelen.

Proportionaliteit

Scouting Regio Neder Veluwe zal bij het verzamelen en verwerken van gegevens altijd de beginselen van de proportionaliteit in acht nemen.

Bewaren persoonsgegevens

Scouting Regio Neder Veluwe kan ten behoeve van haar activiteiten gegevens verzamelen van (jeugd)leden en van derden.

Jeugdleden

De gegevens van jeugdleden, die ten behoeve van verschillende activiteiten verwerkt worden, worden voor de duur van één jaar bewaard.

Overige leden

De gegevens die verwerkt worden van overige leden, worden voor de duur van vijf jaar bewaard en kunnen gebruikt worden om op een later moment contact op te nemen met de betreffende persoon.

Derden

De gegevens die verwerkt worden van derden, worden voor de duur van vijf jaar bewaard en kunnen gebruikt worden om op een later moment contact op te nemen met de betreffende persoon.

Berichten

Scouting Regio Neder Veluwe kan en mag (jeugd)leden binnen de regio ongevraagd informatie omtrent activiteiten en gebeurtenissen van/in de regio alsmede andere relevante informatie toesturen. Dit kan zowel per mail, post als in andere vormen van communicatie. Voor al deze berichten geld dat er een OPT-Out mogelijkheid bestaat. Deze mogelijkheid wordt actief aangeboden door de verzender. Scouting Regio Neder Veluwe volgt hierin het privacy beleid van Scouting Nederland.

Datalekken

Ondanks dat Scouting Regio Neder Veluwe zeer zorgvuldig met privacygevoelige gegevens omgaat, kan het onverhoopt voorkomen dat er een datalek plaatsvind. Scouting Regio Neder Veluwe zal een datalek te allen tijde melden bij de bevoegde toezichthouder/autoriteit. Ook worden te allen tijde de betrokkenen geïnformeerd over het datalek. Scouting Regio Neder Veluwe volgt hierbij het privacy beleid en de procedure datalekken van Scouting Nederland.

Medische gegevens

Scouting Regio Neder Veluwe kan ten behoeve van door haar georganiseerde evenementen en activiteiten medische gegevens verzamelen. Deze gegevens worden verzameld met als doel het waarborgen van de gezondheid en veiligheid van de deelnemers aan het evenement/de activiteit.
Deze gegevens zullen gebruikt worden ter voorkoming en bestrijding van medische situaties die zich bij de deelnemers voor kunnen doen tijdens het evenement/de activiteit. Deze gegevens zullen, indien dit noodzakelijk is, verstrekt worden aan een medisch deskundige zoals bijvoorbeeld een arts, een verpleegkundige of ambulancepersoneel. De gegevens worden verzameld via een digitaal formulier in SOL. De gegevens van de deelnemers worden met toestemming van de deelnemer verstrekt aan Scouting Regio Neder Veluwe door de persoon die het formulier invult. Deze gegevens zullen tijdens het evenement/de activiteit op papier in een map aanwezig zijn bij de centrale post en/of de EHBO post. Hier zijn deze gegevens toegankelijk voor de stafleden met een medische taak en de stafleden die de deelnemers tijdens het evenement/de activiteit begeleiden. Overige stafleden hebben geen toegang tot deze gegevens. De papieren versie van de gegevens worden direct na afloop van het evenement/de activiteit vernietigd. De digitale versie van de gegevens wordt na afloop van het evenement/de activiteit vier weken bewaard. Dit om eventuele vragen van medische deskundigen na afloop van het evenement te kunnen beantwoorden. Hierna wordt ook deze versie vernietigd.

Foto’s

Tijdens de evenementen en activiteiten, geheel of gedeeltelijk georganiseerd door Scouting Regio Neder Veluwe, worden foto's en video-opnames gemaakt. Deze foto's en video opnames worden gepubliceerd op sociale mediakanalen en/of de website van Scouting Neder Veluwe. Deze foto's en video-opnames kunnen zonder voorafgaande toestemming of kennisgeving gebruikt worden in reclame- of promotiemateriaal alsmede in enige andere publicaties in de breedste zin van het woord.
Bezoekers en deelnemers van een evenement en/of activiteit gaan stilzwijgend akkoord dat opnames op welke wijze dan ook, openbaar gemaakt mogen worden. Bij het publiceren wordt rekening gehouden met het redelijk belang, zoals beschreven wordt in artikel 21 van de auteurswet. Een verzoek tot verwijdering zal altijd gehonoreerd worden. Scouting Regio Neder Veluwe behoudt zich alle rechten op de gemaakte foto's en video-opnames voor.

Vragen of klachten

Bij vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Regio Neder Veluwe kun je terecht bij de secretaris van het bestuur van Scouting Regio Neder Veluwe

Wijzigingen privacystatement

Scouting Regio Neder Veluwe behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacystatement. Het verdient aanbeveling om dit privacystatement altijd via de website van Scouting Regio Neder Veluwe te raadplegen zodat je beschikt over de meest actuele versie.

Vacatures

Wil je deel uitmaken van het Regio team?

Bekijk lijst met regio vacatures